Les avantages en nature sont des biens ou services que fournit un employeur à ses salariés afin de limiter certaines de leurs dépenses, soit gratuitement, soit en contrepartie d’une participation des salariés, inférieure tout de même à la valeur réelle des biens ou services procurés.
Il s’agit d’une pratique assez fréquente dans certains domaines d’activités (hôtellerie ou restauration par exemple). Elle peut être imposée par un accord ou une convention collective, un usage, ou être prévue dans le contrat des salariés ou par un engagement unilatéral de l’employeur. Beaucoup d’employeurs proposent les avantages en nature dans le but de fidéliser leurs salariés.
Mais quels salariés peuvent réellement en bénéficier ? Y a-t-il des conditions ? Qu’implique fiscalement les avantages en nature ? Découvrez dans cet article les réponses à ces différentes questions.
Quels sont les avantages en nature et qui peut en jouir ?
Peut constituer un avantage en nature un véhicule, un logement, un repas ou des produits NTIC (téléphone, ordinateur, etc.) qu’un employeur fournit à ses employés dans le cadre de leur contrat de travail. Il peut s’agir également de réductions tarifaires sur des produits fabriqués et/ou vendus par l’entreprise, à condition qu’elles excèdent 30 % du prix des produits.
Rappelons qu’il y a une différence entre frais professionnels et avantages en nature : les frais professionnels sont des dépenses engagées par les employés et remboursées par l’employeur. C’est le cas des frais de transport, de parking, etc.
La jouissance des avantages en nature dépend du texte les octroyant. Si les avantages sont prévus par une convention collective, un engagement unilatéral de l’employeur ou un usage, ils doivent bénéficier à tous les salariés, à moins que des conditions particulières ne soient définies. Dans les autres cas, seuls les salariés dont le contrat de travail les mentionne en bénéficient.
Les avantages en nature peuvent également être fournis aux assimilés salariés, apprentis et stagiaires.
Quelles valeurs pour les avantages en nature ?
Les avantages en nature font partie des éléments de rémunération. Il sont soumis à cotisations et imposés au titre de l’impôt sur le revenu (catégorie des traitements et salaires). Ils doivent donc figurer sur les bulletins de paie.
Par conséquent, ils doivent être évalués. L’évaluation peut se faire de différentes manières. Voici quelques précisions.
Avantage en nature véhicule
Si votre employeur met à votre disposition un véhicule dont vous vous servez à des fins professionnelles, mais aussi personnelles (pendant les week-ends et les congés), l’utilisation personnelle constitue un avantage en nature qui doit être évalué et figurer sur votre fiche de paie.
• Évaluation suivant les dépenses réellement engagées
Les dépenses réelles ne sont pas caractérisées de la même manière pour un véhicule acheté que pour un véhicule loué. Pour un véhicule acheté, ces dépenses sont constituées par les frais d’entretien TTC, l’assurance et l’amortissement sur 5 ans (ou 10 ans si le véhicule a plus de 5 ans). Pour un véhicule loué, l’amortissement n’est pas considéré. On prend plutôt en compte le coût global de la location.
Pour déterminer la valeur de l’avantage, on applique au total de ces dépenses le prorata de votre usage à titre personnel. Si votre employeur prend en charge les frais de carburant, ceux-ci doivent être ajoutés à la valeur de l’avantage.
• Évaluation au forfait
Ici aussi, tout dépend de la nature du véhicule. S’il s’agit d’un véhicule acheté, sa valeur en termes d’avantage est égale à 9 % (6 % pour un véhicule de plus 5 ans) du coût d’achat TTC. En revanche, pour un véhicule loué, l’avantage représente 30 % de l’assurance, des frais d’entretien et du coût global de la location.
En cas de prise en charge des frais de carburant par votre employeur, soit ces frais sont ajoutés pour leur montant réel à l’avantage, soit le taux de l’avantage est augmenté pour atteindre 12 % pour le véhicule acheté (ou 9 % si le véhicule a plus de 5 ans) et 40 % pour le véhicule loué. Toutefois, si le taux de 40 % est appliqué (cas d’un véhicule loué), le montant de l’avantage est plafonné à la valeur qui aurait été obtenue dans le cas d’un véhicule acheté.
Lorsque le véhicule est mis à votre disposition en cours d’année, le montant de l’avantage est ajusté au prorata du nombre de mois où vous l’avez utilisé.
Avantage en nature logement
Il y a avantage en nature logement si votre employeur vous fournit un logement dont vous êtes locataire ou propriétaire. Cela peut se faire gratuitement ou contre une faible participation de votre part, non assimilable à un véritable loyer.
L’avantage est également évalué suivant deux options. Une première considère la valeur locative servant de base pour l’établissement de la taxe d’habitation, une deuxième s’appuie sur le barème forfaitaire légal. Vous trouverez ledit barème sur le site de l’Urssaf. Il prend en compte des éléments tels que l’électricité, l’eau et le gaz.
Avantage en nature repas
Si votre employeur vous fournit des repas, ceux-ci constituent des avantages en nature, sauf si vous êtes en déplacement (dans ce cas, il s’agit de frais professionnels).
Il est prévu une évaluation forfaitaire minimale de ces avantages : 4,90 € (pour 1 repas) en 2020, soit 9,80 € par jour (pour 2 repas). Une convention collective peut toutefois prévoir une évaluation supérieure.
Lorsque votre employeur met à votre disposition une cantine, les règles suivantes s’appliquent :
• si votre participation au repas est inférieure à la moitié du montant de l’évaluation forfaitaire, la valeur de l’avantage est égale au montant de l’évaluation forfaitaire moins votre participation ;
• si votre participation au repas est supérieure à la moitié du montant de l’évaluation forfaitaire, il n’y a pas d’avantage en nature.
Avantage en nature NTIC
Il y a avantage en nature NTIC lorsque votre employeur vous fournit des matériels informatiques tels qu’un ordinateur, une tablette, des abonnements internet, etc., et que vous pouvez les utiliser pour des besoins personnels. Ces avantages vont être évalués soit selon les dépenses réellement engagées, soit selon un barème forfaitaire.
Dans le cas de l’évaluation suivant les dépenses réelles, on applique au total des dépenses engagées le prorata de votre usage à titre personnel. Il faut donc être en mesure de justifier des dépenses engagées (disposer par exemple de factures). Rappelons que ce mode d’évaluation est celui qui s’applique d’office si les matériels vous sont fournis pour une utilisation exclusivement privée.
Avec l’évaluation forfaitaire, l’avantage en nature représente annuellement 10 % du prix d’achat TTC du matériel ou 10 % du coût de l’abonnement annuel TTC.
Si vous participez financièrement à l’avantage en nature, cela devra être pris en compte.